איך לבחור תוכנה לניהול משרד רואי חשבון?

בהדגמה של תוכנה קל להתרשם ממסכים ומרשימת יכולות. השאלה היא איך תיראה העבודה שלכם בתוכה: האם עובד יוכל להבין מה עליו לבצע, האם תמצאו את פרטי הלקוח כשצריך, והאם תוכלו לבדוק התקדמות בלי לאסוף עדכונים מכל הצוות?

בחירת תוכנה לניהול משרד רואי חשבון משפיעה על הדרך שבה העובדים מנהלים מידע, מעדכנים טיפול ומשתפים פעולה. לכן, לפני שמתחילים להשוות מערכות, כדאי להגדיר מה בדיוק רוצים לשפר במשרד.

יש משרד שהקושי העיקרי שלו הוא מעקב אחר דוחות שנתיים. באחר, המידע על הלקוחות מפוזר בין טבלאות והתכתבויות. משרד נוסף מתקשה לנהל את פניות הוואטסאפ כשכמה עובדים מעורבים במענה. סדר העדיפויות הזה צריך להוביל את הבדיקה.

להתחיל מהעבודה שדורשת היום יותר מדי בירורים

כדאי לבחור כמה מצבים שחוזרים בשגרה ולתאר מה קורה בהם בפועל. למשל: לקוח מבקש עדכון, והעובד שעונה לו צריך לברר עם שני אנשים מה נעשה. או שבעל המשרד רוצה לדעת אילו דוחות ממתינים לבדיקה, אבל הרשימות אינן מעודכנות באותה דרך.

לכל מצב כזה הגדירו מה הייתם רוצים שהעובד יוכל לעשות במערכת. בדוגמה הראשונה, למצוא את הטיפול הרלוונטי ולקרוא עדכון ברור. בשנייה, להגיע לרשימת העסקים הנמצאים בשלב מסוים. כך אפשר לבחון יכולת לפי השימוש שלה במשרד.

לבקש הדגמה של טיפול שלם

במקום לעבור רק בין מסכים, בקשו לראות תרחיש מתחילתו ועד סופו. לדוגמה: מוסיפים עסק, מקשרים אליו איש קשר, פותחים מטלה לעובד, מתעדים שחסר חומר ובהמשך מעדכנים שהטיפול הושלם.

במהלך ההדגמה בדקו היכן נשמר כל פרט ומה העובד הבא יראה. האם ברור לאיזה עסק המטלה שייכת? האם ניתן לזהות מי אחראי לה? האם אפשר להבין מההערות מה כבר בוצע? אלה הפרטים שיקבעו עד כמה התוכנה תהיה שימושית ביום עבודה עמוס.

במערכת CPA Management אפשר לקשר מטלות לעסקים, לבחור אחראים, לקבוע תאריך תזכורת ולשמור הערות לאורך הטיפול. בהדגמה כדאי לבדוק את רצף הפעולות הזה עם דוגמה שמייצגת את העבודה שלכם.

לבדוק התאמה למבנה הלקוחות במשרד

רשימת שמות וטלפונים אינה תמיד מספיקה לניהול תיקי לקוחות. אותו אדם יכול להיות קשור לכמה חברות, ובכל חברה עשויים להיות כמה אנשי קשר בעלי תפקידים שונים.

בבדיקת תוכנה לניהול משרד רואי חשבון, כדאי לראות איך היא מציגה את הקשרים האלה והיכן נשמרים נתוני העסק. במערכת שלנו, אנשי הקשר והעסקים מנוהלים בנפרד ומקושרים זה לזה. בכרטיס העסק אפשר לרכז גם מידע על התיקים ברשויות, הערות ונהלים.

נסו למצוא במהלך ההדגמה פרט מסוים, למשל מספר תיק או איש קשר שמרכז את החומר. בדיקה כזאת תראה לכם אם הדרך למידע ברורה גם למי שלא מכיר את הלקוח בעל פה.

לבחון עבודה על לקוחות רבים באותו תהליך

מעקב אחר בקשה נקודתית שונה מניהול עבודה שחוזרת אצל עשרות לקוחות. אם אתם רוצים לעקוב אחר דוחות שנתיים, למשל, כדאי לבדוק איך מגדירים שלבים וכיצד רואים את העסקים הנמצאים בכל אחד מהם.

במערכת CPA Management אפשר ליצור שירות, לחלק אותו לתהליכים, להגדיר שדות בכל שלב ולצרף עסקים. ההתקדמות מחושבת לפי השדות שמולאו, ומעבר שלב שולח התראה לאחראים. כדי לבחון התאמה, בקשו לבנות תהליך קצר לפי סדר העבודה המקובל אצלכם.

חשוב שהצוות יבין מה כל נתון מייצג. אחוזי מילוי של שדות, למשל, אינם אומדן לשעות העבודה שנותרו. בהדגמה כדאי לברר כיצד הנתונים מחושבים ואילו עדכונים העובדים נדרשים לבצע.

להיכנס גם מנקודת המבט של העובד

בעל המשרד צריך תמונה כללית, והעובד צריך לדעת במה להתמקד עכשיו. לכן כדאי לבחון את המערכת משתי נקודות המבט. האם העובד מוצא בקלות את הטיפול שבאחריותו? האם מנהל המשרד יכול להגיע לפרטים שמאחורי הסקירה?

במערכת שלנו קיימות תצוגות מטלות כמו "בטיפול שלי" ו"להיום", ולצדן דשבורד עם נתונים לפי סטטוס. אפשרויות הצפייה בדשבורד תלויות בהרשאות. מומלץ לשתף בבדיקה עובד שעתיד להשתמש בתוכנה מדי יום ולתת לו לבצע כמה פעולות בעצמו.

להבין בדיוק מה ההרשאות מאפשרות

המילה "הרשאות" יכולה לתאר הגדרות שונות. כדאי לברר אם ההגבלה מתייחסת לכניסה לעמוד, לעריכת מידע או לצפייה ברשומות מסוימות. אלה הבדלים שמשפיעים על ההתאמה לצורת העבודה של המשרד.

במערכת CPA Management אפשר להגדיר הרשאות גישה ועריכה לעמודים. רשימות אנשי הקשר והעסקים מציגות את נתוני המשרד, ואילו הגבלת הצ'אטים לפי מחלקה קיימת במודול הוואטסאפ. בדשבורד ניתן להגדיר צפייה בנתונים של העובד בלבד או בנתונים כלליים. כדאי לבקש לראות את ההבדלים בפועל.

לברר מה כלול ומה דורש תוספת

לפני שבוחרים מערכת, כדאי לרשום אילו רכיבים נחוצים לכם ולבדוק כיצד הם מתומחרים. שאלו על מספר המשתמשים והעסקים המתאים למשרד, על מודולים נוספים ועל חיובים הקשורים לשימוש.

אצלנו, וואטסאפ וטלפוניה הם מודולים בתשלום נוסף. את התוכניות ופרטי התמחור יש לבדוק בעמוד המחירים. בהשוואה בין הצעות, בחנו את העלות של ההרכב שאתם מתכוונים להשתמש בו, כדי שתוכלו לקבל החלטה על בסיס צרכים מוגדרים.

לבדוק איך מתחילים לעבוד עם המידע הקיים

גם מערכת שמתאימה לעבודה השוטפת מחייבת היערכות להתחלה. צריך לדעת אילו פרטים מעבירים, מי מוסיף אותם ואילו רשימות כדאי לבדוק ולעדכן לפני המעבר.

אל תניחו שקיימת אפשרות ייבוא רק משום שהנתונים שמורים אצלכם באקסל. במערכת CPA Management אין ייבוא רשימת לקוחות מאקסל. הוספת לקוחות נעשית ידנית, או באמצעות היכולות המתועדות לקבלת פניות דרך API. את תהליך ההתחלה צריך לתכנן בהתאם להיקף המידע ולדרך שבה הוא ייכנס למערכת.

איך להשוות בין תוכנות בצורה מעשית?

כדי שההשוואה תהיה מועילה, בחנו בכל מערכת את אותם תרחישים ואת אותן דרישות:

1. בחרו שלושה קשיים מרכזיים. למשל, מציאת מידע, מעקב אחר דוחות וניהול פניות.
2. הכינו דוגמה לכל קושי. הגדירו מה העובד צריך לדעת ולעשות בכל מצב.
3. בקשו לבצע את הפעולות בהדגמה. עקבו אחר הדרך לפתיחת טיפול, לעדכון ולבדיקת התקדמות.
4. רשמו מה הצוות יצטרך לעדכן. בדקו אם התיעוד הדרוש מתאים לשגרת העבודה.
5. בררו הרשאות, תוספות ואופן התחלה. ודאו שההצעה מכסה את הצרכים שהגדרתם.
6. סכמו מה קיבל מענה ומה נותר פתוח. בקשו תשובה ממוקדת לכל דרישה שלא הודגמה.

בסיום הבדיקה צריכה להיות לכם תשובה ברורה: אילו פעולות תוכלו לנהל במערכת, איך הצוות יבצע אותן ואיזו היערכות נדרשת מכם.

לבחור לפי שימוש שהצוות יכול לאמץ

תוכנה לניהול משרד רואי חשבון צריכה להשתלב בעבודה של האנשים שמשתמשים בה. כדאי לבחור מערכת שהפעולות בה מובנות לצוות, שהמידע בה מתאים לצרכים שלכם ושאפשר להתחיל לעבוד איתה בתהליך מוגדר.

נשמח להציג לכם את CPA Management דרך דוגמאות מהשגרה של המשרד שלכם. תוכלו לבחון כיצד מנהלים בה לקוחות, מטלות ותהליכים, ולהחליט אם היא מתאימה לאופן שבו אתם רוצים לעבוד.