איך המערכת שלנו לניהול משרד רואי חשבון יכולה לסייע לכם?

לקוח מתקשר לברר מה קורה עם הטיפול שלו. אתם יודעים שמישהו במשרד כבר התחיל לעבוד על זה, אבל צריכים לבדוק עם מי, מה נעשה ומה עדיין חסר. CPA Management מאפשרת לכם לרכז את פרטי הלקוחות, המטלות ותהליכי העבודה, כדי שתוכלו להגיע למידע הזה בקלות רבה יותר.

במשרד רואי חשבון, כל טיפול עשוי לערב כמה אנשים. עובד אחד מבקש מסמכים, אחר בודק את הנתונים, ובעל המשרד נדרש לאשר או לענות על שאלה מקצועית. כשכל אחד מחזיק חלק מהמידע, גם בירור פשוט עלול להפוך לסבב שאלות בין העובדים.

בנינו את CPA Management כדי לעזור לכם לנהל את העבודה המשותפת הזאת. המערכת מרכזת אנשי קשר, תיקי עסקים, מטלות ושירותים, ומאפשרת לשייך אחראים ולעקוב אחר ההתקדמות. כך תוכלו לבדוק מה מצב הטיפול מתוך המידע שהצוות מעדכן לאורך הדרך.

להכיר את הלקוח ואת העסקים שבטיפולכם

איש הקשר שמדבר עם המשרד והעסק שעבורו מתבצעת העבודה אינם תמיד אותו דבר. אדם אחד יכול להיות קשור לכמה עסקים, ובחברה אחת יכולים להיות כמה אנשי קשר שלכל אחד מהם תפקיד אחר.

במערכת אפשר לקשר אנשי קשר לעסקים ולציין את תפקידם. בכרטיס העסק תוכלו לרכז את פרטי העסק, פרטי הקשר, העובדים האחראים ומידע על התיקים ברשויות. למשל, מספרי התיקים במס הכנסה ובמע"מ, סוגי הדיווח ופרטי המקדמות.

לצד אלה אפשר לרשום הערות ונהלים ייחודיים לעסק. אם יש הנחיה שחשוב להכיר לפני שמתחילים לטפל בו, יש לה מקום בכרטיס. העובד שנכנס לטיפול יכול לעיין במידע שתועד ולהבין את ההקשר.

לדעת מה פתוח ולמה הטיפול ממתין

רשימת משימות עוזרת רק כשאפשר להבין ממנה מה צריך לעשות עכשיו. מטלה שממתינה למסמך מהלקוח דורשת התייחסות אחרת ממטלה שכבר נמצאת בעבודה או מטלה שממתינה לתשובת רשות.

במערכת לניהול משרד רואי חשבון שלנו אפשר לפתוח מטלה, לקשר אותה לעסק, לבחור אחראים, להגדיר תאריך תזכורת ולעדכן את הסטטוס שלה. בין הסטטוסים נמצאים "בטיפול", "ממתין ללקוח", "ממתין לרשויות" ו"טופל".

נניח, לדוגמה, שחסר אישור לצורך השלמת טיפול. העובד יכול לתעד בהערות איזה אישור התבקש, לעדכן שהמטלה ממתינה ללקוח ולקבוע תאריך תזכורת להמשך מעקב. כשבודקים את המטלה בהמשך, אפשר לראות מה חסר ולפעול בהתאם.

התצוגות "בטיפול שלי", "להיום" ו"מטלות באיחור" עוזרות להתמקד בעבודה הרלוונטית, בלי לעבור בכל פעם על הרשימה המלאה של המשרד.

להפוך עבודה שחוזרת על עצמה לתהליך מוגדר

דוחות שנתיים, למשל, דורשים מעקב אחר כמה שלבים עבור עסקים רבים. אם כל עובד מנהל את ההתקדמות בדרך אחרת, קשה לקבל תמונה משותפת של העבודה.

ב־CPA Management אפשר להגדיר שירות ולחלק אותו לשלבים שנקראים תהליכים. בכל שלב ניתן להגדיר שדות למילוי ולסמן שדות חובה. לאחר מכן מצרפים את העסקים הרלוונטיים ועוקבים אחר ההתקדמות שלהם.

לדוגמה, תוכלו לבנות תהליך עבודה שכולל איסוף מידע, בדיקת החומר, השלמות ובקרה. זו דוגמה למבנה שהמשרד יכול להגדיר לפי שיטת העבודה שלו. ההתקדמות בכל שלב מחושבת לפי השדות שמולאו, ומעבר שלב שולח התראה לאחראים.

המעקב במערכת משקף את העבודה שהצוות מתעד. את הפעולות המקצועיות ואת ההגשות לרשויות מבצעים בנפרד, בכלים המתאימים.

לחלק אחריות ולהקל על המשך הטיפול

"חשבתי שהוא מטפל בזה" הוא משפט מוכר במשרדים שבהם כמה עובדים מעורבים באותו תיק. כדי לצמצם את חוסר הבהירות, אפשר לשייך במערכת עובדים אחראים לעסקים, למטלות ולשירותים.

כאשר עובד משויך כאחראי, או כשעובד אחר משנה סטטוס או פרטים ברשומה שבאחריותו, הוא מקבל הודעת מייל עם הפרטים וקישור. לצד שיוך האחריות, היסטוריית ההערות במטלה מאפשרת לתעד את הבירורים והפעולות שנעשו.

כדאי לקבוע גם כלל עבודה פשוט במשרד: לפני שמעבירים טיפול לעובד אחר, מעדכנים מה כבר בוצע, מה עדיין חסר ומה הפעולה הבאה. המערכת נותנת מקום למידע הזה, והצוות אחראי לכך שהוא יהיה שימושי ועדכני.

לעדכן נתונים של כמה עסקים מאותה טבלה

יש עבודות שבהן צריך לעבור על נתון מסוים אצל לקוחות רבים. פתיחת כרטיס עסק בכל פעם יכולה להקשות על העבודה הרציפה.

באמצעות יכולת הטבלאות אפשר לבחור שדות מתוך כרטיס העסק ולהציג אותם בטבלה משותפת. כל עסק מופיע בשורה, ועדכון תא נשמר ישירות בכרטיס שלו.

לדוגמה, אפשר לבנות טבלה לצורך מעבר על נתוני מקדמות של ביטוח לאומי אישי, ולרכז בה את השדות הדרושים לבדיקה. כך אפשר לעבוד על אותה קבוצת נתונים בכמה עסקים, ולפתוח את כרטיס העסק כשצריך לבדוק פרטים נוספים.

לרכז את הגישה לתיקיות של העסק

כשמסמכים נשמרים בתיקיות שונות, גם מציאת הקישור הנכון יכולה לעכב טיפול. בלשונית "קבצים" בכרטיס העסק אפשר לשמור שמות תיקיות וקישורים אליהן, למשל לתיקיות ב-Google Drive.

המסמכים נשארים בשירות שבו אתם שומרים אותם. כרטיס העסק מרכז את הקישורים, כדי שהצוות יוכל להגיע לתיקייה הרלוונטית מתוך המקום שבו הוא מנהל את הטיפול.

לנהל גם את התקשורת עם הלקוחות

לצד ניהול העבודה, אפשר לצרף למערכת מודולי וואטסאפ וטלפוניה בתשלום.

מודול הוואטסאפ מאפשר לצוות לעבוד עם שיחות לפי מחלקות והרשאות, לסנן שיחות ללא מענה, להשתמש בהודעות מהירות ולתזמן הודעות. קיימות בו גם אפשרויות לסיכום צ'אט באמצעות AI ולתמלול הודעות קוליות נכנסות, בהתאם למגבלות המתוארות במערכת.

מודול הטלפוניה מאפשר לבצע ולקבל שיחות דרך הדפדפן, לעיין ברשימת השיחות ולזהות שיחות שלא נענו. אפשר גם להאזין להקלטות ולהוריד אותן. כך ניתן לחזור לשיחה כשצריך לבדוק פרט שנמסר בה.

איך להתחיל להשתמש במערכת בעבודה השוטפת?

כדי שהמערכת תסייע לצוות, כדאי להתחיל מתהליך מוגדר שכולם מבינים כיצד לנהל:

1. בחרו תחום עבודה אחד. למשל, מעקב אחר השלמות מלקוחות או טיפול בדוחות שנתיים.
2. רכזו את פרטי העסקים הרלוונטיים. הוסיפו אנשי קשר, מידע שנחוץ לטיפול וקישורים לתיקיות העבודה.
3. הגדירו אחריות. קבעו מי אחראי לכל מטלה ומי בודק את התקדמות התהליך.
4. סכמו מה מתעדים. בכל עדכון ציינו מה בוצע, מה חסר ומה צריך לקרות בהמשך.
5. קבעו זמן קבוע לבדיקת ההתקדמות. עברו על המטלות הפתוחות, בדקו מה מתעכב והחליטו מי ממשיך לטפל ובאיזה מועד.

לאחר שהצוות מתרגל לעבוד כך בתחום אחד, אפשר להרחיב לתהליכים נוספים.

לראות מה דורש את תשומת הלב שלכם

הדשבורד מציג סקירה של נתוני המשרד, ובהם מטלות ושירותים לפי סטטוס. בהתאם להרשאות, ניתן לסנן לפי עובד וטווח תאריכים, וללחוץ על נתון כדי להגיע לרשימה המתאימה.

הסקירה הזאת מאפשרת להתחיל את הבדיקה מהשאלה שמעניינת אתכם: אילו מטלות עדיין פתוחות, מה נמצא בטיפול של עובד מסוים ואילו שירותים דורשים בירור נוסף. משם אפשר להיכנס לפרטים ולבחון מה מעכב את ההתקדמות.

CPA Management נועדה לעזור לכם לחבר בין המידע על הלקוח לבין העבודה שמתבצעת עבורו. כשיש אחראי ברור, תיעוד עדכני ושלב הבא מוגדר, קל יותר להמשיך את הטיפול ולתת ללקוח תשובה עניינית. נשמח להציג לכם את המערכת ולבחון כיצד היא יכולה להשתלב בשגרת העבודה של המשרד שלכם.